“踢皮球”在企业中可谓是司空见惯的现象,无论是企业内部还是在企业之间。
遇到问题的时候,员工和员工之间、上级和员工之间、部门和部门之间,经常会出现推诿、推卸责任的现象。
无论其原因是企业本身制度的不规范,还是员工本身的问题,出现这种情况既影响工作效率,又影响同事之间的感情。
“踢皮球”现象为何频频出现?
1.岗位职责不清,责任不明
岗位出现频繁变动、职责不明,员工仅靠自己的理解和所谓的自觉性去履行工作事由。岗位的权责利不清晰,造成各部门、各岗位经常以不知道或不明确自己的工作为由,互相扯皮条的现象。
案例:公司仓库的摆放一直都是非常整齐的,包括垃圾的摆放也都是分类放好的。直到有一天,同事反映最近零件不好找了,垃圾也堆得好杂乱,这是什么原因呢?
原来,公司之前是有两个内勤人员负责摆放跟分类的,但是公司把人员调去了行政部后,没有及时安排新的人员进来。
从整个公司来看,员工、岗位的责权划分不到位、不清晰,出了问题,就会互相推卸,有了好事,却争相邀功。因此还会造成公司的士气低落,效率低下。
2.沟通、协作不顺畅
企业的经营发展离不开同事、上下级之间的沟通。虽然企业有整体上的目标,但是当分工到各个部门的时候,会因侧重点的不同而导致目标不同。如果公司内部之间缺乏沟通平台,各部门之间的沟通大部分是临时的、随性的,故而沟通的内容得不到重视,成为无效沟通。
尤其是当出现问题的时候,不主动寻求沟通,孤军奋战,就会使各部门的配合与衔接脱节,往往容易出现扯皮。
案例:有的企业员工习惯了非正式的沟通,生产部有一批货未能及时交货的,电话口头通知了市场部。到了交货期的时候,市场部就死催。生产部就有意见了“都已经提前告诉你完不成了。”市场部这时才想起来有这回事,当时挂了电话有其他的事情就忘了这事了。
生产部完不成应该以书面的形式通知给市场部,告知原因并附上完成时间就可以避免此事发生。所以,使用什么方式方法让沟通有效,才是最重要的。
3.制度缺失,流程不规范、不执行
规章制度的制定要做到尽量全面、合理,好的管理制度还要保证不同员工在利益诉求上的公平、公正,让员工真正认同,才能达到行为上的协同。
其次,明确每一环节的具体执行者,将任务具体分解到人,明确每人的职责,制定执行的标准。
4.多重领导,越级管理
多重领导,越级管理也是造成推诿扯皮的原因之一。越级管理对员工来说,不知道该听谁的,不知道该怎么执行先执行什么。
工作缺乏计划性,出了问题就造成责任的推卸,过分的依赖领导,对他的直接上级的积极性也造成了很大的挫伤。
如何根治“踢皮球”现象?
以上这四种情况,出现的根本原因在于企业组织结构僵化,或设计不合理,没有随着企业的发展而做出调整。那么解决这样的问题,就要建立科学高效的组织架构。
首先,明责是基础。明责,实质就是明晰责权清单,从源头避免“多头管理”。对需要多个部门共同解决的工作,要明确牵头部门和人员,避免“画地为牢”“各自为阵”。
每个人、每个部门都要主动把握时间节点,主动做好自己的工作,主动配合别人做好工作。
其次,问责是关键。推诿扯皮之所以频频出现,很多时候是“不做事就可保证不出事”、“无过就是功”在作祟。
对此,必须将工作量化到每个人的身上,明确责权利,严格落实问责制度,保证每项工作每项任务都能按时间节点、按要求,保证保质地完成。
构建科学高效的阿米巴组织架构
阿米巴经营组织架构,就是通过细分组织将“责、权、利”三方明确清晰量化到每个组织每个员工,并且加强部门之间的沟通与协作,打破原有的部门界限。
同时,组织灵活绕过原来的中间管理层次,直接面对顾客和向公司总体目标负责,可能出现多重领导或越级管理,每一个人都对自己及自己所在的组织负责。
阿米巴组织的考核将销售额与员工利益挂钩,部门和人的内在责任感与经营意识油然而生,为自己而干的思维也大大提高员工执行力与工作效率。
每个阿米巴都是独立的利润中心或成本中心,每个阿米巴都确立相应的权力与责任,抛开传统矩阵式组织架构的固有观念,企业内部交易市场化让每个阿米巴独立核算又相互联系。
以员工为本的自下往上的组织架构,使每个员工都开始站在老板的角度思考问题,考虑企业整体利益;为企业培养的不再是推诿责任的利益小人,而是具有老板意识的经营人才;鼓励自我激励,自我经营,少了管控与监督,去掉传统组织的臃肿与复杂。
从根本上解决内部驱动力,这样企业运作才能高效健康。